システム化の前に絶対必要なもの!

PC 業務日記

こんにちは。
システム&キャリアコンサルタント きくちかなこ です。

ここ最近、業務フロー図的なものを書く頻度が高くなっています。

正式に仕事で、、、
状況を説明するための資料として、、、
相談を受けて、、、
マニュアル作成の一貫で、、、

など、きっかけは様々です。

『正式に仕事として』以外において共通して言えるのは、

「システム化の前にやることありまっせ!」

ということ(;´Д`)

大抵「システム化」のご相談の際に、最初の一歩で躓きます。
それはなにか、、、

何がしたいのか不明確

ということ。

もちろん、明確に分かっている会社さんもあります。(現在しっかりと稼働している会社さんなど)
そういったところは課題はたくさん出てきても、最終的な目的はハッキリしていますし、一度ヒアリングすればある程度の流れは何となく想像つきます。
その後、私の頭の中で描いたフローを実際に図にして話を詰めていくわけです。
課題のあぶり出しや、実際にシステム化としての改善箇所が明確になります。しかも、おおよそこちらの聞いた感覚と現場の想いが通じやすいです。

 

ところがですね(^^;

そうではない大多数の場合は、自社の業務が明確になっていない・ルール化出来ていない・そもそも何がしたいのか何が要るのかよくわからない。。といった状態です。

そして、
「システムで何とか出来ないか?いくらかかるか?」
という相談が最初に投げかけられることが多いです。

 

いやいや。。。

「システム」が人間の想いをくみ取って仕事をする、、、わけではありませんのでね。
そのうち、AIが発達してやってくれる時代もすぐそこかもしれませんし、最先端の技術では近いものが出来るのかもしれません。

 

けどね。。。

まだ一般庶民にまで普及しているわけではないので、システムにはやりたいことを明確に正確に指示する必要があります。
SE側もそうやって提示された【要件】を基に、それらを実現するための手段を作りこんでいくわけです。

そして、インプット・アウトプットがどれだけあり、どれくらいのデータ量なのか、など踏まえた上でようやく概算見積もりが出せるんです。

なので、「何がしたいか不明」ではお金のことはホンットに言えないんですよね。。。
「例えば~」
すらヘタに言えない、という感じです。

 

ということで。

まずはざっくりでもいいから業務フローを整理することがホンットに大切です。
これ作っておくと、システム化はもちろんですが、新人教育や業務見直しにガッツリ活用できますし、人員配置の決定やコスト対策にも使えます。

 

お話を伺ってきた中で「自社作成のフロー」と言われるものが、実は「文章」のみという場合が今のところ90%です(゚Д゚;)
「フローって流れるって意味なんだが、、、これではパッと見、流れてない。。。」
というパターンがほとんどです。

そのために、私はフロー図を書いて、登場人物・部署や担当と時間軸を意識していただくようにしています。

業務フロー
業務フロー

※ネット上で参考になる図を引っ張ってきました。

こんな感じのもの。

こういったもの、ネットで探すといくらでも出てきます。
けど、いざ書くとなると「どこからどうすればいいの?」と混乱する場合も多いと思います。

その点、私の場合は、やりたいと思っているであろうことが点でバラバラに出現するものを流れにまとめる、という作業が好きであり得意であり、今までのキャリアを存分に活かせることでもあるなぁ、、、と実感しています。

 

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『システム化で会社も経営者さんも従業員さんも幸せになりますように』
そんなお手伝いが出来たらいいなって思っています。

次は、【先にシステム化に目がいってしまうと起こる事象】的なものをブログにあげたいと思います。

投稿者プロフィール

かなこ
かなこ
会社員、主婦の皆さまの心のケアに取り組んでいます。共に心の病予防に取り組みましょう!

※横幕 香奈子(よこまく かなこ)
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