システム導入を先走ると起こること

こんにちは。
システム&キャリアコンサルタント きくちかなこ です。

余談ですが。。。

今日久しぶりにヤラかしまして(;´▽`A“
なんと「お財布を忘れる」という大失態。。。
早朝の勉強会で喫茶店で集まるというのに、ね。
主催の方にお願いして、お茶代と駐車場代をお借り致しました。かたじけない。。。

ここで、固く誓ったことは、
『前日の夜までに持っていくもの、洋服の準備は終わらせておく!』

・・・子供かっ!?(゚Д゚;)

って感じですが。
色々忘れっぽくなったお年頃ですので、周りへ必要以上にご迷惑おかけしないように自分なりに気を付けます。。。

 

さて、本題。

前回【システム化の前に絶対に必要なもの!】の続き。

【先にシステム化に目がいってしまうと起こる事象】です。

 

答えは簡単( *´艸`)

 

それは、、、

 

、、、

 

『システムに翻弄される』

ということ。

 

前回のブログの感想で、
「人がシステムを使わないといけないのに、システムに人が使われますよね」
という間違いないっ!!というコメントをくださった方がいらっしゃいました。

もう、おっしゃる通りなんです。。。

 

本当は、、、

  • システム化したことで、従業員の面倒な作業を減らすことが出来る!
  • システム化したことで、生産性があがり業績もアップ出来る!
  • システム化したことで、社員に余裕が生まれて社内の空気が良くなる!

といった想いでシステム化を導入されたと思います。

 

このときに、
「なんか色んなパッケージがあるけど、どれがいいのか分からない」
「良く分からないから、口コミとか周りに聞いて良さげなものでいっか」
「とりあえず入れてみよう」
”なんとかなるだろう(システムがきっとなんとかしてくれる)という期待を抱え、何よりもまずシステム優先で導入してしまうケースが多いかと思います。
システムはなんともしてくれませんから~~~

混乱

パッケージツール御社の業務

です。
ごくごく業種ごとに一般的と思われる最低限の機能がベースにあり、そこに商品価値として様々な機能を盛り込んでいるわけで。
御社の業務をまるまるカバーしてくれるパッケージはありません。(偶然一緒、、、は万が一あるかもね~)

当然ながら、システムのカスタマイズが必要になったり、場合によっては今までの運用ルールを一新するということが必要です。
ここに気付かないまま導入すると、
「こんなはずじゃなかったのに」
と業務に混乱をきたし、費用だけがかさむ、、、という悪循環に陥ります。

 

私はずっと大型汎用機を使った、大手企業さんのシステム対応ばかりでした。
ほとんどが金融系(銀行・クレジット・信販)で、他にはインフラ・公共・運送といったものも経験してきました。

すべて『100%オーダーメイド』といっても過言ではないくらい、すべてを作りこんでいました。
(ファイル転送などはパッケージを使ったりしますが、業務はすべて独自開発です)
システム規模にもよりますが、大きいモノですと1ヶ月300人以上が数年かけて対応するといったものもありました。
よって、費用も何億、何十億、何百億というものがほとんどでした。
・・・とあるプロジェクトで、ほぼ毎日日付が変わってからの帰宅、、、ということで毎日のように皆がタクシーチケットを使っていたんです。
   タクシー代だけで何千万という費用になり、会社側が慌ててチケット使用禁止にしたこともありました(;゚Д゚)
   最終電車で帰るけど、仕事を片付けるため土日祝日は出勤になるという、良く分からない状態でしたね~

こういう場合ですと、お金と時間はタンマリかかりますが、100%要求・要件通りにシステムを作り上げます。
(それでも新システム稼働時は大パニックになりますけどね)

 

しかし、安価なパッケージツールを使うとなると、100%業務を希望通りにすることは難しくなります。
運用の変更は必ずといっていいほど発生するでしょうし、今まで出来たことが出来なくなる可能性も多分にあります。

このときに、
何が実現可能で、何が実現不可能なのか
がハッキリしないまま、、、となると、現場は大混乱となるわけです。

 

じゃあ、どうやってそれを整理するのか?
となるわけですが。

今の業務を細かく抑えていない限り、新しくなるシステムとの比較は不可能です。
いっそのこと「これからは四の五の言わずこうするんだ!」と強引に対応するのもありっちゃありですが(・・;)
現場の不満は爆発しますよね、、、確実に。

ということは、やはり今までとの違いを丁寧に説明して事前に練習、、、が必要となるわけです。
そのために、少なくとも現状の業務の流れ(業務フロー)を整理しておくことは必須作業となります。

大型システムで対応で、運用が変わることも多かったのですが、必ず現場のオペレーション研修は実施していました。
そこでの声を吸い上げて、最終的に画面遷移や、カーソル移動を微調整する、、、ということも当たり前のように行っていました。

 

やっぱり業務フローは必要!という結論に至るわけでして(;´▽`A“

 

もし、今、、、
システムに翻弄されてワタワタされてる会社さんがおられましたら。

一旦立ち止まり、まずはシステムの前に自分たちの業務でやりたいことが明確になっているのか?
システム云々は二の次とする!

という勇気を持っていただくことも必要となるかと。

その自分たちの業務フローが描けない、、、ということでしたらご一報くださいね。
お問い合わせ→https://kana3.jp/contact
きっと、何かお役に立てると思います。

仲良く

次のブログは、、、どうしよっかな、、、と考えた結果、
【業務フローの考え方】的なことにしようかなって思っています。
今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございます(^^)

投稿者プロフィール

菊地 香奈子
菊地 香奈子
会社員、主婦の皆さまの心のケアに取り組んでいます。共に心の病予防に取り組みましょう!

※菊地 香奈子(きくち かなこ)
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